Empresas mudam fornecedores de tecnologia: planejamento é fundamental
Com o aumento da dependência de infraestrutura e aplicações tecnológicas, as empresas enfrentam desafios significativos ao substituir um fornecedor crítico. A troca de um parceiro que está efetivamente dentro da operação não é uma tarefa simples e sempre envolve riscos.
Importância do planejamento
Antes de iniciar o processo de substituição, é fundamental que a empresa esteja plenamente consciente das razões para essa troca e planeje adequadamente como ela será feita. Melhor ainda é antecipar-se a esse momento, identificando e tratando possíveis problemas antes que eles criem obstáculos para a substituição.
Mapeamento dos serviços
Seja qual for a razão para a troca de um fornecedor, ela não pode ocorrer antes de se mapear muito bem as atividades que esse parceiro executa. Tal estudo pode revelar desdobramentos da relação com aquele prestador de serviço das quais as próprias áreas envolvidas não se davam conta.
Existem casos em que o contrato está vigente há tanto tempo que o fornecedor passou a desempenhar outras tarefas, as quais nunca foram devidamente precificadas. Isso acontece devido ao relacionamento que o fornecedor tem com o contratante e tende a ser ainda mais comum quando o parceiro em questão desempenha atividades fortemente entranhadas aos processos core.
Consequências da substituição
Quando se trata de fornecedores críticos, a substituição pode ter consequências significativas. No caso de cloud, por exemplo, a empresa pode se ver impedida de modificar seus fornecedores devido à dependência de determinados serviços ou à necessidade de uma nova codificação ou revisão nas aplicações que rodam naquela nuvem.
Quem decide
A decisão de buscar um novo fornecedor crítico não é exclusiva da TI. Ela deve ser tomada em conjunto com as áreas do negócio que utilizam os serviços contratados, com a devida avaliação do departamento financeiro.
A TI pode ser propositiva, especialmente quando se trata de fornecedores estritamente técnicos. É o caso da compra de um firewall ou outra aplicação de segurança, por exemplo: a TI detém um maior conhecimento sobre como determinadas configurações ou componentes agem em certas situações.
Impactos da substituição
Quando se fala em nuvem, a prioridade sempre é atender o negócio. Trocar as tecnologias ali envolvidas implicará mudanças na maneira de trabalhar, ou seja, no usuário. É preciso, portanto, ter em conta o tamanho dos impactos que vão chegar até ele.
Esses impactos, o porte da empresa, a necessidade de aculturar os usuários para a nova ferramenta: todos esses fatores vão afetar prazos e custos de execução da substituição de um fornecedor.
Elementos para avaliar
Para decidir por uma substituição de fornecedor crítico, é importante avaliar o quanto um novo player pode alterar a dinâmica dos processos de modo a permitir maior usabilidade. A regra é simples: quanto maior a aderência à ferramenta antiga, mais longo será seu processo de troca por uma nova.
É preciso avaliar se os usuários não estão acostumados com uma ferramenta ineficiente. A familiaridade pode criar a ilusão de que houve adesão, quando na verdade foi apenas um processo de adaptação a uma realidade que não era a ideal.
Conclusão
A substituição de um fornecedor crítico é um processo complexo e estratégico que exige planejamento e avaliação cuidadosa. É fundamental que a empresa esteja plenamente consciente das razões para essa troca e planeje adequadamente como ela será feita.
Além disso, é importante manter uma boa governança e exercê-la em duas instâncias: a primeira é já na contratação, garantindo o dimensionamento correto dos serviços e o alinhamento das visões sobre o que precisa ser contratado.
A segunda instância diz respeito à execução, assegurando o mapeamento do qual falamos, para que todas as alterações de escopo sejam identificadas e incluídas nos contratos, seja em aditivos ou mesmo em novas propostas.
Isso evita surpresas desagradáveis em uma possível substituição futura.
